Khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên, việc tạo và duy trì danh thiếp riêng lẻ dễ khiến thông tin thương hiệu thiếu nhất quán, đồng thời phát sinh nhiều thao tác lặp lại. Tài khoản doanh nghiệp ProID giúp quản trị viên quản lý tập trung danh sách thẻ, cập nhật thông tin chung và theo dõi tình trạng sử dụng của đội ngũ.
Bài viết hướng dẫn mô hình tài khoản, cách quản lý nhân viên, đồng bộ nhận diện thương hiệu và xử lý vòng đời thẻ. Tìm hiểu thêm về giải pháp danh thiếp điện tử ProID hoặc xem hướng dẫn sử dụng ProID.
Tài khoản doanh nghiệp ProID hoạt động như thế nào?
Tài khoản doanh nghiệp là nơi quản trị viên quản lý nhiều danh thiếp điện tử của nhân viên trong cùng một hệ thống. Mô hình thường gồm một tài khoản doanh nghiệp, một thẻ Admin và các thẻ nhân viên.
Thẻ Admin đóng vai trò quản trị trung tâm, chứa các thông tin chung như logo, banner, website hoặc phần giới thiệu doanh nghiệp. Mỗi nhân viên có thẻ riêng để thể hiện thông tin cá nhân như họ tên, chức vụ và phương thức liên hệ.
Tìm kiếm và quản lý danh sách thẻ
Quản trị viên có thể tìm thẻ theo mã thẻ, họ tên, số điện thoại hoặc tên công ty. Khi danh sách nhân viên lớn, các tiêu chí tìm kiếm giúp tra cứu nhanh hồ sơ cần cập nhật hoặc kiểm tra.
Dữ liệu dạng bảng hỗ trợ theo dõi các trường như họ tên, số điện thoại, chức vụ và công ty. Trước khi lưu hoặc đồng bộ, nên kiểm tra thông tin để hạn chế sai sót trên nhiều thẻ.
Cập nhật thông tin chung trên thẻ Admin
Khi doanh nghiệp đổi logo, banner, website hoặc nội dung giới thiệu, quản trị viên cập nhật thông tin chung trên thẻ Admin. Sau đó chọn tính năng đồng bộ hoặc áp dụng cho toàn bộ thẻ để đưa nội dung chung tới các thẻ nhân viên.
Thông tin cá nhân của từng nhân viên được quản lý riêng. Khi đồng bộ nhận diện thương hiệu, hãy rà soát các trường được áp dụng để giữ nguyên dữ liệu cá nhân nếu không có nhu cầu thay đổi.
Ví dụ: đồng bộ logo cho doanh nghiệp có 50 nhân viên
Giả sử doanh nghiệp có 50 nhân viên và cần thay logo. Nếu chỉnh sửa từng thẻ, quản trị viên phải lặp lại thao tác trên nhiều hồ sơ. Với cơ chế đồng bộ, quản trị viên cập nhật logo trên thẻ Admin, kiểm tra thông tin rồi áp dụng cho các thẻ nhân viên.
Cách này giúp giảm thao tác lặp lại và hỗ trợ giữ nhận diện thương hiệu nhất quán. Sau khi đồng bộ, nên kiểm tra một vài hồ sơ đại diện để chắc chắn logo hiển thị đúng; thông tin cá nhân của từng nhân viên vẫn cần được rà soát riêng.
Theo dõi lượt quẹt và lượt xem danh thiếp
Tài khoản doanh nghiệp có thể hiển thị số lượt thẻ được quẹt và số lượt xem danh thiếp của nhân viên. Quản trị viên có thể dùng các chỉ số này để quan sát mức độ sử dụng danh thiếp điện tử trong đội ngũ.
Lượt quẹt hoặc lượt xem không đồng nghĩa với số khách hàng thực tế hay số khách hàng tiềm năng. Khi báo cáo nội bộ, nên gọi đúng tên chỉ số mà hệ thống cung cấp và tránh diễn giải vượt quá dữ liệu.
Quản lý thời hạn và vô hiệu hóa thẻ
Quản trị viên có thể theo dõi thời hạn sử dụng để chủ động rà soát thẻ sắp hết hạn. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc không còn sử dụng thẻ, doanh nghiệp có thể vô hiệu hóa thẻ theo quy trình quản trị.
Theo mô tả trong tài liệu ProID, thẻ đã bị vô hiệu hóa sẽ chuyển hướng về trang chủ ProID khi được quẹt. Doanh nghiệp nên đưa thao tác này vào quy trình bàn giao nhân sự để hạn chế thẻ cũ tiếp tục được sử dụng.
Vòng đời quản lý danh thiếp nhân viên
Một quy trình dễ kiểm soát có thể gồm: cấp thẻ, cập nhật thông tin, đồng bộ nội dung chung, sử dụng, theo dõi, gia hạn và vô hiệu hóa khi cần. Khi nhân sự thay đổi, quản trị viên rà soát thông tin và quyền sử dụng liên quan.
Bảo vệ tài khoản quản trị doanh nghiệp
Tài khoản doanh nghiệp tập trung quyền quản trị nhiều thẻ nên cần bảo vệ thông tin đăng nhập, dùng mật khẩu riêng và hạn chế chia sẻ quyền truy cập. Tài liệu ProID có đề cập xác thực hai lớp; quản trị viên nên kiểm tra tùy chọn bảo mật đang áp dụng cho tài khoản.
Chi phí tham khảo
Theo bảng giá ProID đang công bố, phí duy trì thẻ cá nhân là 60.000đ/thẻ/năm. Doanh nghiệp mua từ 10 thẻ và sử dụng tài khoản doanh nghiệp được áp dụng mức 30.000đ/thẻ/năm. Giá thẻ vật lý được tính riêng theo loại thẻ; bảng giá hiện nêu thẻ in màu 160.000đ và thẻ ép kim 220.000đ mỗi thẻ.
Mức phí và điều kiện có thể thay đổi. Doanh nghiệp nên kiểm tra bảng giá hiện hành hoặc liên hệ ProID để xác nhận tổng chi phí theo số lượng, kiểu thẻ và nhu cầu quản trị.
Quy trình quản lý một nhân viên
- Cấp thẻ ProID cho nhân viên.
- Nhập hoặc cập nhật họ tên, số điện thoại, chức vụ và thông tin liên quan.
- Cập nhật logo, banner, website và phần giới thiệu chung trên thẻ Admin.
- Đồng bộ thông tin chung tới các thẻ nhân viên.
- Hướng dẫn nhân viên sử dụng thẻ khi gặp khách hàng hoặc đối tác.
- Theo dõi lượt quẹt, lượt xem và thời hạn sử dụng của thẻ.
- Khi nhân sự thay đổi, cập nhật hồ sơ hoặc vô hiệu hóa thẻ theo quy trình nội bộ.
Xem hướng dẫn sử dụng tài khoản doanh nghiệp hoặc tham khảo quy trình thiết kế và đặt hàng thẻ.
Câu hỏi thường gặp
Tài khoản doanh nghiệp ProID phù hợp với ai?
Giải pháp phù hợp với công ty, tổ chức hoặc đội nhóm cần quản lý nhiều danh thiếp nhân viên, cập nhật nhận diện chung và theo dõi tình trạng sử dụng thẻ.
Thẻ Admin dùng để làm gì?
Thẻ Admin là nơi quản trị viên cập nhật thông tin chung của doanh nghiệp và khởi tạo thao tác đồng bộ tới các thẻ nhân viên. Thông tin cá nhân vẫn được quản lý trên từng thẻ.
Có thể cập nhật logo cho nhiều thẻ cùng lúc không?
Có. Quản trị viên cập nhật logo trên thẻ Admin rồi dùng tính năng đồng bộ hoặc áp dụng cho toàn bộ thẻ. Nên kiểm tra kết quả trên một số thẻ sau khi đồng bộ.
Khi nhân viên nghỉ việc thì xử lý thẻ thế nào?
Quản trị viên nên rà soát thông tin và vô hiệu hóa thẻ theo quy trình của doanh nghiệp. Tài liệu ProID mô tả thẻ bị vô hiệu hóa sẽ chuyển hướng về trang chủ ProID khi được quẹt.
Phí duy trì cho doanh nghiệp được tính ra sao?
Bảng giá ProID hiện công bố mức 30.000đ/thẻ/năm cho doanh nghiệp mua từ 10 thẻ và sử dụng tài khoản doanh nghiệp để quản trị. Mức cá nhân là 60.000đ/thẻ/năm; giá thẻ vật lý tính riêng. Xem bảng giá mới nhất trước khi đặt hàng.
Bắt đầu quản lý danh thiếp điện tử cho doanh nghiệp
Để triển khai thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị danh sách họ tên, chức vụ, số điện thoại, logo và thông tin thương hiệu cần hiển thị. Sau đó, trao đổi số lượng thẻ, loại thẻ và nhu cầu quản trị để ProID hướng dẫn phương án phù hợp.
- Xem giải pháp doanh nghiệp trên ProID.vn
- Xem bảng giá thẻ ProID
- Xem hướng dẫn sử dụng tài khoản doanh nghiệp
- Xem quy trình đặt hàng
- Liên hệ ProID để được tư vấn
Thông tin liên hệ
- Đơn vị phát triển: Công ty TNHH Ocean Digital
- Hotline: 096 578 4668 · 098 685 1829
- Email: sales@proid.vn · proidvn@gmail.com
- Địa chỉ: Lô 48-BT5, khu đô thị mới Cầu Bươu, phường Thanh Liệt, Hà Nội
- Website: proid.vn
- Mã số thuế: 0109905543
- Người đại diện: Ông Đào Minh Hải
- Giờ làm việc: 9h00–17h00 các ngày trong tuần; nghỉ chiều thứ Bảy và Chủ nhật.